Vitán felül áll, hogy a tartalmas szünetek rendszeres beiktatásával hatékonyabbak lehetünk a munkákban. A munkára és pihenésre fordított idő felosztása és a hatékony időmenedzsment megtervezése ugyanakkor már sokunknak fejtörést okozhat.
A munka közbeni szünetek beiktatásának egyik legegyszerűbb és széles körben elterjedt módszere a “Pomodoro technika”. A módszer kifejlesztése Francesco Cirillo nevéhez fűződik, aki egy paradicsom formájú konyhai időzítő után nevezte el találmányát. A módszerrel egyszerűen és hatékonyan szervezhetjük meg a munkánkat és a hatékonyságunkat fokozó szüneteket, az egyébként is elfolyó időt pedig a megfelelő mederbe terelhetjük, ezáltal pedig fókuszáltabbak és motiváltabbak maradhatunk.
A technika lényege a munkával és pihenéssel töltött periódusok módszeres váltogatása, amelyhez bármilyen időzítő eszközt használhatunk. A módszer eredetileg az alábbi hat lépésből áll:
- Határozzuk meg az elvégzendő feladatot, feladatokat.
- Állítsuk be az időzítőnket 25 percre. Ezt a munkával töltendő periódust nevezzük pomodorónak.
- Dolgozzunk intenzíven a külvilág és zavaró tényezők lehetőség szerinti teljes kiiktatásával.
- Amikor lejár az időzítőnk, fejezzük be a munkát, és húzzunk egy strigulát egy papírra.
- Tartsunk egy rövid 3-5 perces szünetet, majd indítsunk el egy új pomodorót.
- A negyedik pomodoro után tartsunk egy hosszabb szünetet.
Természetesen nem mindenkire és nem minden típusú feladatra húzható rá a klasszikus, 25-5-ös Pomodoro módszer, éppen ezért több verziója is elterjedt, amelyek elsősorban a munka-pihenés eltérő hosszában, illetve arányában különböznek. A szoftverfejlesztés esetében például a 50 perc munka 10 perc pihenés felosztás hatékonyabb lehet, hiszen a kódoláshoz “át kell hangolni” az agyunkat, ami hosszú ideig is eltarthat. Az 52-17 felosztás furcsának hangozhat, de meglepően hatékony lehet. Fontos, hogy az 52 perceben 100 százalékosan a munkára a 17 percben pedig 100 százalékban a pihenésre koncentráljunk. A pomodorót értelmezhetjük egy kicsit kevésbé szigorúan is, és hagyatkozhatunk nagyobb mértékben a “belső” óránkra. Iránymutatásként meghagyhatjuk a 25-5 perces felosztást, de ha egy feladattal hamarabb végzünk, illetve, ha még 25 perc után is tart a “flow” állapotunk, akkor lerövidíthetjük, illetve meg is hosszabbíthatjuk a pomodorónkat.
Bármilyen számunkra működő felosztással kísérletezhetünk, a módszer hatékony működéséhez azonban fontos, hogy a tervezés, nyomonkövetés, rögzítés, feldolgozás és vizualizáció elemeit megtartsuk.
A módszer kitalálója a “low-tech” megközelítés híve, azaz szerinte a módszer akkor a leghatékonyabb, ha egy mechanikus (persze nem feltétlenül paradicsom formájú) időzítőt egy papírt és a ceruzát használunk hozzá. Az időzítő felhúzása megerősíti az elhatározást, a kattogás a feladat befejezésére irányuló vágyat szimbolizálja, a csörgés pedig a szünetet jelzi. Ezek a fizikai stimulusok pedig elengedhetetlenül szükségesek a koncentrált állapot eléréséhez. Ennek ellenére természetesen számtalan applikáció közül is választhatunk, ha a digitális megoldásokat részesítjük inkább előnyben, vagy hibrid lehetőségként a telefonunk időzítőjét is használhatjuk.
